Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) wspiera rozwój zawodowy pracowników i pracodawców.

Dofinansowanie pozwala pokryć koszty kształcenia ustawicznego, czyli działań podnoszących kwalifikacje w miejscu pracy. Aby skorzystać z KFS, trzeba spełnić kilka warunków i pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów. W AY Prime zajmujemy się całym procesem – od przygotowania dokumentów po rozliczenie środków.

Kto może ubiegać się o środki KFS

O wsparcie mogą ubiegać się podmioty, które przez co najmniej sześć miesięcy przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy lub są z tego obowiązku zwolnione. Z dofinansowania mogą korzystać przedsiębiorcy i instytucje, które faktycznie odprowadzają składki za pracowników lub same prowadzą działalność gospodarczą.

Kto nie może otrzymać dofinansowania

KFS nie jest dostępny dla wszystkich. Wykluczone są m.in. publiczne służby zatrudnienia, firmy z zaległościami podatkowymi lub w opłacaniu składek, a także te w stanie likwidacji, upadłości lub pod zarządem komisarycznym. Nie mogą również korzystać podmioty, które w ciągu ostatnich trzech lat naruszyły warunki umów o przyznanie środków. Dotyczy to przypadków, gdy środki zostały źle rozliczone, wykorzystane niezgodnie z umową lub gdy przekazano nieprawdziwe dane.

Na co można przeznaczyć środki KFS

Środki można wykorzystać na kształcenie ustawiczne. Obejmuje ono szkolenia, kursy i inne formy rozwoju zawodowego pracowników, pracodawców oraz osób prowadzących jednoosobową działalność. Od 2026 roku dofinansowanie obejmie także osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych. To ważna zmiana, która poszerzy grono uprawnionych do wsparcia.

Wysokość dofinansowania

Nowe przepisy wprowadzają prosty próg zatrudnienia zamiast podziału na mikro, małe, średnie i duże firmy. Urząd pracy może przyznać do 70% kosztów kształcenia, nie więcej niż 200% przeciętnego wynagrodzenia na uczestnika. Jeśli firma zatrudnia do dziewięciu osób lub jest samozatrudniona, wsparcie może sięgnąć 90%.
Limit środków zależy od liczby pracowników. Może wynieść od czterokrotności przeciętnego wynagrodzenia (dla najmniejszych firm) do czternastokrotności (dla firm zatrudniających powyżej 249 osób). W II kwartale 2025 roku przeciętne wynagrodzenie wyniosło 8 748,63 zł, więc maksymalne wsparcie mogło wynieść od 34 994,52 zł do 122 480,82 zł.

Jak złożyć wniosek

Wniosek o przyznanie środków składa się elektronicznie – przez konto w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby lub miejsca prowadzenia działalności. Proces odbywa się online. W AY Prime pomagamy przygotować wszystkie wymagane dokumenty, pilnujemy terminów i czuwamy nad prawidłowym przebiegiem procedury.

Obowiązki po uzyskaniu środków

Pracodawca, który otrzymał dofinansowanie, musi utrzymać w zatrudnieniu uczestnika kształcenia przez co najmniej trzy miesiące po jego zakończeniu. Nie może też zawiesić działalności w tym okresie. Jeśli kształcenie dotyczyło osoby zatrudnionej na umowę cywilnoprawną, należy utrzymać współpracę przez ten sam czas. Niedotrzymanie warunków oznacza brak możliwości ubiegania się o kolejne środki przez rok. AY Prime wspiera również po przyznaniu finansowania – pomagamy w rozliczeniu projektu i przygotowaniu dokumentacji wymaganej przez urząd.

Kto może prowadzić szkolenia

Od 1 stycznia 2026 roku szkolenia finansowane z KFS będą mogły prowadzić tylko instytucje wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Bazę prowadzi Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Wybierając realizatora, warto kierować się zasadą konkurencyjności i przejrzystości.

Kiedy urząd pracy może zażądać zwrotu środków

Zwrot środków może być konieczny, jeśli uczestnik nie podejmie lub nie ukończy kształcenia, a także gdy środki zostaną wydane niezgodnie z umową. Urząd pracy może również żądać zwrotu w przypadku naruszenia warunków dotyczących zatrudnienia lub prowadzenia działalności. Wtedy należy oddać środki w ciągu 30 dni od otrzymania wezwania.

Kontrola realizacji kształcenia

Zgodnie z art. 134 ustawy, starosta lub dyrektor wojewódzkiego urzędu pracy może skontrolować sposób realizacji kształcenia finansowanego z KFS. Kontrola obejmuje zarówno pracodawcę, jak i firmę szkoleniową. Urzędnicy sprawdzają dokumentację, obecność uczestników i zgodność programu z umową. Firmy, które popełnią nieprawidłowości, mogą trafić na nieformalne „czarne listy” i być częściej kontrolowane.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to realne wsparcie dla firm, które chcą rozwijać kompetencje zespołu. Dzięki kompleksowej obsłudze AY Prime przedsiębiorcy zyskują pewność, że wszystkie formalności – od wniosku po rozliczenie – zostaną przeprowadzone poprawnie, terminowo i bez zbędnego stresu.